TRABAJO DURO VS. TRABAJO INTELIGENTE
Parte de nuestra misión es “Optimizar los Recursos de su Empresa” y en dirección con este propósito proponemos ideas e iniciativas que contribuyan a mejorar la administración y las finanzas de su empresa.
En esta oportunidad, ofrecemos recomendaciones para realizar un trabajo inteligente que es el que conduce a resultados optimizados en tiempo y recursos, versus, el trabajo duro entendido como el que típicamente consume sudor y dedicación de horas y horas de tiempo que sacrifica el descanso, la familia y el desarrollo personal y espiritual.
El trabajo inteligente es el que nos lleva más rápido y en la forma más eficiente al logro de los objetivos trazados. No se trata de sumar horas y horas de esfuerzo y consumo de recursos, si no de diseñar o elegir la forma y los procesos que con el menor esfuerzo y recursos nos permiten lograr los objetivos trazados. Abraham Lincoln tenía una célebre frase que aclara bien esto: “Si me dan seis horas para derribar un árbol, pasaré las primeras cuatro afilando el hacha”. Esto es trabajo inteligente: disponer 2/3 del tiempo para preparar “inteligentemente” el desarrollo de la tarea, en tanto que el “trabajo duro” abordaría esta tarea golpeando y golpeando el árbol con fuerza desde el primer instante.
El trabajo inteligente consiste en trabajar de forma eficaz y eficiente mediante la planificación, el establecimiento de objetivos realistas y la asignación y realización efectiva de las tareas. Cuando se trabaja de manera inteligente, es vital comenzar cada día con un plan cuya ejecución este conectada con el logro de objetivos específicos.
ESTRATEGIAS PARA LOGRARLO:
1. Tener siempre en mente el objetivo que se persigue (Planear). No por casualidad es el hábito 2 de la gente altamente eficiente, según Daniel Goleman. Cuando tenemos claro el objetivo por el que iniciamos cada día de labor, se hace más sencillo definir nuestra agenda de trabajo diario, pues eliminamos la incertidumbre y la dispersión en temas no relacionados con este objetivo(s). Esto nos da capacidad de decir “no” a todo aquello que no está alineado con el objetivo, bien sea para delegarlo en otros miembros del equipo, o bien, reagendarlo o eliminarlo de nuestra agenda si es del todo intrascendente (ni es importante ni es urgente). Nos permite, también, enfocar el uso de los recursos y el esfuerzo del equipo hacia el objetivo, lo que se traduce en sentido de dirección, mayor cohesión y motivación para todo el equipo. La clave está en la capacidad de poder definir objetivos claros a mediano y corto plazo (alineados) y trazar la asignación de las tareas diarias en línea con estos objetivos.
2. Concentrarse en lo importante. Aquí recomiendo utilizar la MATRIZ DE EISENHOWER (presidente 34 de EEUU) y la cual puedes buscar en YouTube o internet con este nombre, ya que en forma simple nos ayuda a organizar nuestro trabajo diario en estos 4 cuadrantes:
• Importante y urgente: las prioritarias por realizar debido que influyen directamente en conseguir los objetivos trazados.
• Importante y no urgente: planificarlas con fecha determinada para su realización.
• No importante y urgente: delegarlas en otras personas.
• No importante y no urgente: Olvidarnos de estas tareas.
Para lograr enfoque en el trabajo realmente importante que SI nos genera resultados y logro de objetivos, podemos, además:
i. Hacer y mantener diariamente una lista de las tareas importantes relacionadas con los objetivos trazados.
ii. Asignar el tiempo debido para cada tarea según su importancia. La importancia debe definirse en función del aporte de la tarea a la consecución del objetivo buscado.
iii. Priorizar las tareas y el desempeño del equipo conforme con lo que dicta el “Diagrama de Pareto”: el 80% de los resultados provienen del 20% de las actividades.
iv. Hacer primero en el día las tareas importantes que requieren de mayor energía.
v. Evitar las distracciones, es decir, todo aquello que no conduce a realizar las tareas prioritarias, las cuales, a su vez, conducen al logro de objetivos: llamadas telefónicas, uso del móvil, redes sociales, navegar en internet, chismear, etc.
vi. Evitar el excesivo uso de reuniones como medio para gestionar al equipo.
3. Delegar inteligentemente. Significa encargarnos de realizar la labor estratégica que conduce a los resultados del objetivo propuesto, mientras que delegamos el resto (la parte operativa y/o que atiende a objetivos de Otros), en los otros miembros del equipo quienes: a) se encuentran capacitados para ello, b) cuentan con los recursos necesarios para realizarlo, y, c) por medio de una comunicación (inducción) efectiva que clarifique a esos otros miembros del equipo sobre el tipo de trabajo por realizar y los resultados que se espera de tal labor (delegar inteligentemente).
4. Automatizar actividades y procesos. ¡Cuánta eficiencia y ahorro en recursos obtenemos cuando logramos automatizar actividades, en vez de hacerlo manual! Entre más manual es un trabajo, más consumo de tiempo, reprocesos y error humano conlleva realizarlo; lo cual se resuelve casi por completo al automatizar los procesos. Recomendación: hágase asesorar por un ingeniero industrial y/o especialista en procesos y automatización que identifique y presupueste las mejoras en la transformación digital que su empresa puede implementar.
5. Resolver/corregir los problemas desde la raíz y mejorar. Innovar no solo es crear cosas nuevas o “novedosas”, sino que también hace parte de pequeños cambios y mejoras que, repetidas y acumuladas en el tiempo, mejoran la eficiencia y la productividad en el trabajo diario (¡trabajo inteligente!) Esto significa: identificar con claridad cada problema que se presenta e igualmente identificar el método o forma que lo resuelve “de raíz”, tal que el mismo no se vuelve a presentar y no causará, por tanto, más frustración, consumo inútil de recursos, pérdida de tiempo y desmotivación en el equipo.
6. Contratar y rodearse de la gente correcta: Trabajar con la gente correcta significa rodearse del equipo que cuenta con las competencias necesarias para desempeñar el puesto: conocimiento (saber), habilidad (poder hacerlo), y actitud (querer hacerlo). Esto debe estar acompañado de un clima y cultura en la empresa promovido por el nivel gerencial que propie el buen ejemplo (entrega, responsabilidad, disciplina y buen trato), claridad en roles y responsabilidades (estructura organizacional), y equidad (sistema de compensación justo). No contar con esto se traduce en desempeño mediocre, conflictos y desmotivación en el equipo, lejos por mucho de lograr un trabajo inteligente.
7. Inversión permanente en capacitación y entrenamiento (apalancarse en el conocimiento). Mantener personal capacitado y entrenado conduce a consumir mucho menos tiempo y recursos en lograr los resultados. Las tendencias en los gustos y las necesidades del cliente cambian con el tiempo, lo mismo que la tecnología y en general la forma de hacer muchas cosas en la vida de las personas y las empresas. Es necesario, útil e inteligente ir al ritmo de estos cambios para evitar que nuestro modelo de negocio cae en la obsolescencia, lo mismo que nuestra profesional. La buena noticia es que esta actualización hoy más que nunca está al alcance de la mano y por medios muy económicos, tales como: lectura especializada en revistas, periódicos y libros especializados (impresos y digitales), internet (webs, blogs y redes sociales), haciendo parte de gremios afines a la empresa (colegios profesionales, cámaras, asociaciones), y hasta promoviendo conversaciones de tipo profesional con amigos y colegas, etc.
8. Hacer que las cosas se hagan. Esto significa: ¡Hacer bien las cosas esenciales! como el mejor camino para llevar a cabo las cosas (las cosas importantes), según la esencia del liderazgo promovida por Sun Tzu y Confucio. Por sencillo y simplista que pueda parecer, “hacer bien las cosas esenciales” es muy difícil en la práctica y solo puede lograrse si se es un líder fuerte y eficaz. Para lograrlo, se requieren tres acciones:
i. Ser activos: pasar a la acción, hacer las cosas.
ii. Reducir la complejidad: concentrar el esfuerzo en las tareas básicas y fundamentales, en las cosas esenciales.
iii. Aspirar a mejorar: ¡hacer mejor las cosas esenciales!
Cierto entrenador decía: “Nuestro equipo solo practica algunas jugadas sencillas. Las ensayamos una y otra vez hasta que somos capaces de ejecutarlas a la perfección. Los demás equipos saben exactamente lo que vamos a hacer; pero nosotros ejecutamos esas jugadas tan bien que nuestros rivales no son capaces de detenernos”.
9. Mente, cuerpo y espíritu. No podremos realizar un trabajo inteligente si nuestra mente y espíritu se encuentra cansada, dispersa, agobiada y nuestro cuerpo maltratado y descuidado físicamente. El trabajo inteligente no deja por fuera la necesidad de un cuidado personal óptimo que mantenga trabajo, familia, salud y desarrollo personal y espiritual en adecuado equilibrio. Asegurémonos dedicar cada día el tiempo necesario para atender y desarrollar cada uno de estos ámbitos de nuestra (única) vida.
10. Trabajar inteligentemente significa:
i. Trabajar con visión de futuro (enfocar la labor en los objetivos).
ii. Aprender de los errores y hacer que estos no se repitan.
iii. Procurar ser el/la mejor en lo que se hace.
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